Das Protokoll – eine unterschätzte Textsorte
Ganz zu Beginn, weil wir das oft gefragt werden: Nein, es ist nicht sinnvoll, dass der/die Moderierende auch protokolliert, außer es handelt sich um ein Flipchart-Protokoll, das den Vorteil hat, dass es gleich für alle sichtbar ist.
Wer immer für das Protokoll zuständig ist, muss vorher die Frage nach der Zielgruppe und dem Ziel beantworten (lassen): Wird es für die Anwesenden als Erinnerung verfasst oder eher für jene, die nicht da waren, zum Nachlesen? Sollen damit To-dos festgehalten werden? Dient es dazu, eine Chronologie von Entscheidungen zu dokumentieren? Soll es Prozesse für abwesende Personen transparent machen?
Viele Formen
Ob ein Arbeitsprotokoll in Stichworten oder in ganzen Sätzen, als Formular oder in freier Form verfasst wird, am Papier oder gleich am Laptop – womöglich sogar gleich für alle zum Mitlesen –, ist Geschmackssache. Viel wichtiger sind die Fragen, was hineinkommt, sprich, was von diesem Prozess für die Nachwelt festgehalten werden soll. Und das wird wohl nicht sein, Herr Müller hat dies gesagt und dann Frau Meier jenes.
Ein Protokoll hält Entscheidungen und eventuell die Art, wie sie zustande kamen, konkrete Aufgaben und relevante Inhalte fest, nur dann wird es auch gelesen werden. Meist sind Protokolle zu lang und rein dokumentarisch ohne Klarheit und ohne Ziel verfasst.
Protokolle als Selbstzweck können, wenn sie ohne Ziel geschrieben werden und keine Ergebnisse festhalten, zu Frust führen. Wenn Ergebnisse in der Sitzung ausbleiben, sollte man im Protokoll festhalten, ob die Ziele des Meetings verändert, eine Entscheidung vertagt oder die Bearbeitung eines Themas für ein weiteres Meeting aufgehoben wurde (Themenspeicher). Dann erfüllt es seinen Zweck.
Hilfreiche Kategorien
Wenn Sie es schwierig finden, in einem Protokoll den roten Faden zu halten, hilft Ihnen vielleicht die Einteilung in folgende fünf Kategorien, um auf das Wesentlich zu fokussieren:
1. Rahmen: Wer, wann, wo?
2. Was wurde beschlossen?
3. Arbeitsaufträge: Wer macht was bis wann?
4. Infos und Termine
5. Themenspeicher
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